KSeF для мікрофірми: що підготувати до 1 січня 2027 року

Якщо ваша компанія виставляє небагато фактур, у 2026 році вона могла користуватися винятком і не надсилати їх до Національної системи е-фактур (KSeF). Цей виняток діє лише до 31 грудня 2026 року. Із 1 січня 2027 року KSeF стане обов'язковим також для компаній, які досі вкладалися в ліміт 10 000 злотих на місяць.

Нижче ви знайдете пояснення, кого стосується цей термін, як рахувати ліміт і що варто підготувати ще до кінця року. Текст описує правовий стан станом на 8 листопада 2026 року й спирається насамперед на матеріали Міністерства фінансів.

Кого стосується термін 1 січня 2027 року?

У повсякденній мові говорять про «мікрофірми», але термін визначається не розміром компанії чи кількістю працівників. Значення має вартість продажу, задокументованого фактурами, які мали б пройти через KSeF.

Графік Міністерства фінансів виглядає так:

• 1 лютого 2026 року — обов'язок виставляти фактури в KSeF охопив найбільших підприємців, а отримання фактур почало відбуватися через цю систему.
• 1 квітня 2026 року — обов'язок виставляти фактури охопив решту підприємців, окрім компаній, що вкладаються в ліміт 10 000 злотих на місяць.
• 1 січня 2027 року — обов'язок охопить також компанії, які користувалися цим лімітом.

Звільнення від ПДВ не виключає з KSeF. Міністерство фінансів зазначає, що фактуру в KSeF виставляє кожен платник, зобов'язаний її видати, — як активний, так і звільнений. На звільнених від ПДВ також поширюється ліміт 10 000 злотих, що діє у 2026 році.

Як діє ліміт 10 000 злотих?

Ліміт стосується сукупної місячної вартості продажу разом із податком, тобто сум брутто. До нього ви зараховуєте лише фактури, які за загальним правилом мають виставлятися в KSeF.

До ліміту ви не зараховуєте, зокрема:

• фактури, виставлені за допомогою касового апарата,
• чеки до 450 злотих із податковим номером (NIP) покупця, які вважаються спрощеними фактурами,
• споживчі фактури, тобто виставлені для приватних осіб,
• продаж приватним особам, задокументований виключно касовим апаратом.

Винятки щодо касового апарата та чеків із NIP діють лише до 31 грудня 2026 року. Із 1 січня 2027 року чек із NIP до 450 злотих перестає бути спрощеною фактурою, а фактуру для компанії щодо продажу, зареєстрованого на касі, треба виставити в KSeF. Фактури для приватних осіб і далі не охоплені обов'язком. Якщо ви користуєтеся касою й продаєте також компаніям, ця зміна стосується вас безпосередньо.

Фактуру ви відносите до місяця, у якому її було виставлено, а не до місяця продажу.

Що відбувається після перевищення ліміту?

Обов'язок виникає від фактури, якою перевищено ліміт. Вона та всі наступні фактури мають пройти через KSeF. Падіння продажу в наступному місяці нічого не змінює, бо повернутися до виставлення фактур поза системою не можна.

Приклад: у жовтні ви виставляєте компаніям три фактури по 4000 злотих брутто. Після двох фактур сума становить 8000 злотих, тож ви вкладаєтеся в ліміт. Третя піднімає її до 12 000 злотих, тому третю фактуру й усі наступні ви виставляєте вже в KSeF.

Сама сума 10 000 злотих ще вкладається в ліміт. Стаття 145m Закону про ПДВ говорить про продаж «менший або рівний» 10 000 злотих, тож обов'язок виникає лише тоді, коли сума перевищить цю величину хоча б на грош.

Якщо ліміт було перевищено раніше у 2026 році, термін 1 січня 2027 року вас не стосується, бо обов'язок уже існує. Це варто перевірити насамперед.

Отримання фактур: це не обов'язок лише з 2027 року

Відтермінування стосується виключно виставлення фактур. Як повідомляє Міністерство фінансів, отримання фактур відбувається через KSeF із 1 лютого 2026 року, а пізніший термін виставлення цього не змінює.

На практиці це означає три речі:

• Фактура вважається отриманою у день присвоєння їй номера KSeF (стаття 106na п. 3 Закону про ПДВ), навіть тоді, коли ніхто у вашій компанії ще її не відкрив.
• KSeF не надсилає сповіщень про нові фактури, тож ви самі маєте перевіряти, чи щось надійшло.
• Електронна пошта є допоміжним каналом. Продавець не зобов'язаний додатково надсилати фактуру поза системою, тож повідомлення з PDF може просто не надійти.

Якщо досі фактури надходили на електронну пошту, варто змінити цю звичку й регулярно перевіряти KSeF або доручити це бухгалтеру. Фактури на купівлю безпосередньо впливають на витрати та податкові розрахунки, тож легко пропустити документ, про який система сама не нагадає.

Що підготувати до 1 січня 2027 року: перелік кроків

1. Перевірте свою ситуацію

Перегляньте фактури, виставлені з 1 квітня 2026 року. Перевірте, чи ліміт уже не перевищено й які документи справді підлягають KSeF. Якщо ви продаєте виключно приватним особам, споживчі фактури не охоплені обов'язком, але фактури на купівлю від компаній ви й далі отримуєте через KSeF.

2. Оберіть спосіб виставлення фактур

Вам не обов'язково купувати програму. Міністерство фінансів безкоштовно надає Застосунок платника KSeF та Мобільний застосунок. У е-Податковій службі також працює застосунок e-mikrofirma, у якому ви виставите фактуру в KSeF, а отримані фактури перенесете до обліку ПДВ без повторного введення даних. За невеликої кількості фактур цього може бути достатньо.

Комерційна програма знадобиться, коли ви хочете поєднати виставлення фактур із бухгалтерією або виставляти фактури з додатками, бо безкоштовні застосунки Міністерства їх не підтримують. Самої лише програми недостатньо: про намір виставляти фактури з додатком треба заздалегідь повідомити Голову Національної податкової адміністрації (KAS), виключно через е-Податкову службу. Якщо ваша програма раніше використовувала токен KSeF, пам'ятайте, що токени з KSeF 1.0 не працюють у KSeF 2.0.

3. Перевірте вхід до системи

Перед першою фактурою переконайтеся, що можете увійти до системи. Міністерство перелічує, зокрема, вхід через Довірений профіль, застосунок mObywatel, електронний банкінг, е-посвідчення та кваліфікований підпис. Доступні методи залежать від правової форми компанії.

Якщо ви ведете одноосібну підприємницьку діяльність, ви входите безпосередньо, наприклад через Довірений профіль або mObywatel. KSeF автоматично надає вам права власника, тож повідомлення ZAW-FA вам не потрібне.

Компанія без кваліфікованої печатки подає повідомлення ZAW-FA, у якому вказує одну фізичну особу з найширшими правами. Ця особа може згодом надавати права наступним особам уже електронно. ZAW-FA можна подати у паперовій формі або електронно через е-Податкову службу чи е-Доручення (не через ePUAP). Версія, надіслана поштою, потребує часу на доставлення та внесення даних, тож не варто залишати це на останні дні грудня.

Принагідно завантажте сертифікат KSeF для роботи офлайн. Закон про ПДВ (стаття 106nda п. 7) зобов'язує платника завантажити з KSeF сертифікат, який підтверджує особу виставника фактури, виданої поза системою. За даними Міністерства фінансів, для позначення фактури QR-кодом у режимі offline24, під час недоступності системи та під час збою потрібен сертифікат KSeF типу 2 (офлайн). Сертифікат дійсний щонайбільше 2 роки. Якщо ви завантажите його заздалегідь, у разі проблем із системою вам не доведеться призупиняти виставлення фактур.

4. Надайте права бухгалтеру

Якщо ви користуєтеся бухгалтерською фірмою, узгодьте, хто виставлятиме фактури, а хто лише отримуватиме й проводитиме їх. Право можна надати всій фірмі й зазначити, що фірма може передавати його своїм працівникам. Третя особа, яка виставляє фактуру від вашого імені, повинна мати відповідне право.

5. Установіть правила роботи з фактурами

Вирішіть, хто і як часто перевіряє нові фактури на купівлю, хто затверджує їх до оплати і куди вони передаються на проведення. Узгодьте також із контрагентами, чи хочете ви додатково отримувати від них PDF як зручне доповнення, пам'ятаючи, що це не їхній обов'язок.

6. Підготуйте платежі: номер KSeF у переказі

Із 1 січня 2027 року змінюється також спосіб оплати фактур. Стаття 108g Закону про ПДВ запроваджує обов'язок зазначати в переказі номер KSeF фактури, а під час оплати кількох фактур одночасно — збірний ідентифікатор, присвоєний KSeF. Норма застосовується до платежів, здійснених із 1 січня 2027 року (стаття 17 Закону від 16 червня 2023 року в редакції 2025 року). Із того самого дня номер KSeF потрапляє також до повідомлення переказу в механізмі розділеного платежу (стаття 108a).

Обов'язок стосується ситуації, коли активний платник ПДВ сплачує переказом іншому активному платнику ПДВ. Якщо ви звільнені від ПДВ або сплачуєте звільненому продавцю, норма вас не охоплює. Вона також не стосується оплат карткою чи готівкою. Статус продавця перевіряється у переліку платників ПДВ («білому списку») станом на день оплати.

На практиці перед січнем варто перевірити, де в інтернет-банкінгу та у програмі для фактур видно номер KSeF фактури, і узгодити з бухгалтером, хто готує перекази.

7. Потренуйтеся виставляти фактуру й коригування

Не чекайте з першою спробою до січня. Міністерство фінансів надає тестову версію Застосунку платника KSeF, а багато комерційних програм мають власний тестовий режим. Виставте пробну фактуру й коригування, а принагідно перевірте, чи правильно вводите NIP покупця та основні дані фактури. Міністерство рекомендує не використовувати в тестовому середовищі реальні дані компанії.

Помилки та збої: що варто знати заздалегідь

Фактуру, прийняту KSeF, не можна редагувати. Помилку ви виправляєте коригувальною фактурою. Якщо ви помилилися з покупцем, Міністерство рекомендує виставити коригування до нуля, а потім нову фактуру з правильним NIP.

Інакше буває, коли система відхиляє файл. Структурована фактура виникає лише після надсилання її до KSeF (стаття 106na п. 1 Закону про ПДВ), тож відхилений файл не є фактурою і немає чого коригувати. Треба надіслати новий, правильний файл.

Закон про ПДВ (статті 106nda, 106nf та 106nh) також передбачає роботу в аварійних режимах:

• offline24 — фактуру ви надсилаєте до KSeF невідкладно, щонайпізніше наступного робочого дня після її виставлення,
• недоступність системи (наприклад, сервісні роботи, про які Міністерство фінансів повідомляє в Бюлетені публічної інформації) — щонайпізніше наступного робочого дня після її завершення,
• збій KSeF — упродовж 7 робочих днів від його завершення.

Окремі правила стосуються повного збою, тобто надзвичайної ситуації, про яку Міністерство фінансів повідомляє окремим комунікатом. Фактури, виставлені в цей час, згодом не треба надсилати до KSeF.

Які штрафи загрожують за відсутність KSeF?

Адміністративні штрафи. У 2026 році адміністративні штрафи за порушення, пов'язані з KSeF, не застосовуються. Згідно з чинними наразі нормами, штрафи за статтею 106ni Закону про ПДВ мають стосуватися порушень від 1 січня 2027 року:

• за виставлення фактури поза KSeF, коли це було обов'язково, — до 100% суми ПДВ із фактури,
• за фактуру без суми ПДВ — до 18,7% загальної суми до сплати.

Це максимальні величини, а не ставки, що застосовуються автоматично за кожну помилку.

Кримінально-податкова відповідальність. Незалежно від року, за саме лише виставлення фактури поза KSeF або запізніле надсилання фактури, виставленої в режимі offline24, під час недоступності чи збою системи, кримінально-податкова відповідальність не загрожує. Стаття 106ni п. 4 Закону про ПДВ виключає в цих випадках провадження за Кримінальним кодексом про податки, і ця норма не охоплена відтермінуванням. Проте й далі діє стаття 62 Кримінального кодексу про податки, яка передбачає штраф за невиставлення фактури взагалі або за недостовірне її виставлення.

20 жовтня 2026 року уряд подав до Сейму законопроєкт, що переносить набрання чинності нормами про штрафи (стаття 106ni п. 1–3 та 5–7) на 1 січня 2028 року (документ № 3245). Сейм ухвалив закон 6 листопада 2026 року. Тепер ним займеться Сенат, який має на це 30 днів (стаття 121 Конституції). Якщо він внесе поправки, закон повернеться до Сейму, а лише потім потрапить до Президента, який має 21 день на підпис (стаття 122 Конституції). Закон має набрати чинності 31 грудня 2026 року, тож його треба опублікувати в Збірнику законів до цієї дати. За повного використання цих термінів це може не вдатися. Доки цього не станеться, діє термін 1 січня 2027 року, тому варто стежити за його подальшою долею. Найважливіше: закон не переносить самого обов'язку користуватися KSeF. Навіть якщо штрафи відтермінують, із 1 січня 2027 року фактури треба виставляти в системі.

Найчастіші запитання

Чи повинен я користуватися KSeF, якщо виставляю лише одну фактуру на місяць?

Так, якщо це фактура, охоплена обов'язком, наприклад для іншої компанії. Із 1 січня 2027 року вже не буде ліміту, який дозволяв би виставляти її поза системою.

Чи фактури для приватних осіб теж треба виставляти в KSeF?

Ні. Споживчі фактури не охоплені обов'язковим KSeF. Їх можна виставляти в системі добровільно.

Як передати фактуру контрагенту з-за кордону?

Іноземний покупець не ввійде до KSeF, щоб завантажити фактуру. Продавець передає її йому в узгоджений спосіб, наприклад як PDF із QR-кодом.

Як довго фактури зберігаються в KSeF?

Упродовж 10 років, рахуючи від кінця року, у якому їх було виставлено.

Де перевірити офіційну інформацію?

На сайті ksef.podatki.gov.pl. Особливо корисними є розділ про фактури до 10 000 злотих на місяць та запитання й відповіді щодо KSeF 2.0.

KSeF у VirtOffice

У VirtOffice ми підтримуємо KSeF. Якщо ви купуєте наші послуги, фактуру за покупку ми надсилаємо до KSeF автоматично.

Якщо ви не хочете самостійно стежити за фактурами, деклараціями та термінами, перегляньте нашу онлайн-бухгалтерію. Обслуговування ведуть бухгалтери Mobilni Księgowi, а ціни нетто становлять:

• Паушальний податок (ryczałt) — від 125 злотих на місяць,
• Книга доходів і витрат (KPiR) — від 145 злотих на місяць,
• Повні бухгалтерські книги — від 395 злотих на місяць.

Ціни не включають ПДВ. Не знаєте, який пакет буде відповідним? Прочитайте, як обрати бухгалтерію для компанії, та перегляньте найчастіші бухгалтерські помилки підприємців-початківців.

Хочете впорядкувати KSeF у своїй компанії до кінця року? Замовте консультацію або оберіть бухгалтерський пакет.

Стаття має інформаційний характер і не є юридичною чи податковою консультацією. Норми щодо KSeF можуть змінюватися, тому перед ухваленням рішення перевірте їхню чинну редакцію або проконсультуйтеся щодо своєї ситуації з бухгалтером.