Podstawa: art. 15 ust. 1 ustawy o CIT

Zasadą ogólną jest, że kosztem uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (z wyłączeniami wskazanymi w art. 16).

Ważna interpretacja: ILPB3/423-800/08-5/KS

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (sygn. ILPB3/423-800/08-5/KS) organ wskazał m.in., że wydatki poniesione już po zawiązaniu spółki mogą stanowić koszty spółki. Wprost wskazano:

„opłata za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz opłata za pełnomocnictwo (…) stanowią (…) koszty uzyskania przychodów Spółki.”

To ważny kierunek interpretacyjny: koszty powstałe od momentu zawiązania spółki (czyli gdy spółka „już istnieje” jako spółka w organizacji) mogą być traktowane jako koszty spółki, jeżeli spełniają przesłanki z art. 15 ust. 1 CIT.

Co to oznacza w praktyce dla wirtualnego biura?

Usługa wirtualnego biura (czyli m.in. prawo do posługiwania się adresem, odbiór korespondencji i zarządzanie korespondencją) jest wydatkiem, który co do zasady:

• ma cel gospodarczy (umożliwia rejestrację i bieżące funkcjonowanie firmy),
• służy zabezpieczeniu źródła przychodów (spółka potrzebuje adresu do kontaktu z urzędami i kontrahentami),
• jest racjonalny i typowy dla działalności gospodarczej.

W VirtOffice umowa jest generowana systemowo w procesie zakupu usługi i stanowi dokument potwierdzający prawo do adresu – to praktycznie najważniejszy dowód dla rozliczeń i ewentualnej weryfikacji urzędowej.

Jak zadbać o „dowody” do kosztów?

Aby bezpiecznie rozliczać wydatek, warto posiadać:

• umowę (pobraną z systemu VirtOffice),
• fakturę/rachunek za usługę,
• spójność dat (koszt po stronie spółki – gdy spółka już działa jako podmiot).

Uwaga: w każdej sytuacji ostateczna kwalifikacja kosztu zależy od konkretnego stanu faktycznego oraz sposobu ujęcia w księgach – warto skonsultować to z księgowością prowadzącą rozliczenia spółki.

Jeśli chcesz wynająć adres i mieć pełną dokumentację „od ręki”, cały proces w VirtOffice realizujesz online na naszej stronie virtoffice.pl