OGÓLNE WARUNKI USŁUG KSIĘGOWYCH

1. Definicje

2. Rola ASNOR / VirtOffice jako partnera i operatora płatności

Usługi księgowe są świadczone merytorycznie przez Biuro Rachunkowe. ASNOR sp. z o.o. działa jako partner sprzedażowy VirtOffice, operator techniczny zamówienia i operator płatności w zakresie wynikającym z modelu partnerskiego oraz odrębnej umowy zawartej pomiędzy ASNOR a Biurem Rachunkowym.

Klient przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że płatność za usługę księgową może być pobierana przez ASNOR sp. z o.o. w ramach serwisu VirtOffice.pl, subskrypcji, przelewu, płatności online albo innego mechanizmu udostępnionego Klientowi. Zapłata na rzecz ASNOR sp. z o.o. jest traktowana jako skuteczna zapłata za usługę księgową w zakresie wynikającym z Umowy, zamówienia i Cennika. ASNOR rozlicza środki z Biurem Rachunkowym na podstawie odrębnych ustaleń pomiędzy tymi podmiotami.

ASNOR może przetwarzać dane Klienta w zakresie niezbędnym do obsługi zamówienia, płatności, subskrypcji, statusu usługi, identyfikatora klienta, dokumentów rozliczeniowych i komunikacji technicznej, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

3. Zakres usług

Zakres usług zależy od rodzaju wybranej umowy, pakietu, Cennika, zamówienia albo indywidualnej oferty zaakceptowanej przez Klienta. OWU stosuje się odpowiednio do usług prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji ryczałtowej.

• prowadzenie właściwych ksiąg, ewidencji lub rejestrów podatkowych
• księgowanie Dokumentów księgowych przekazanych przez Klienta
• sporządzanie deklaracji, informacji, zestawień i plików JPK w zakresie objętym usługą
• przekazywanie informacji o zobowiązaniach podatkowych lub składkowych, jeżeli wynika to z pakietu
• świadczenie usług kadrowo-płacowych, rozliczeń dodatkowych, korekt, obsługi zaległości, kontroli lub innych czynności, jeżeli zostały przewidziane w Cenniku albo zaakceptowane przez Klienta

Usługi świadczone są w modelu zdalnym, elektronicznym, z wykorzystaniem Systemu, poczty elektronicznej oraz innych narzędzi wskazanych przez Biuro Rachunkowe lub ASNOR.

4. Obowiązki Klienta

• rzetelne i zgodne ze stanem faktycznym dokumentowanie operacji gospodarczych
• dostarczanie kompletnych dokumentów do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dokumenty dotyczą, chyba że Umowa, Cennik lub pakiet stanowi inaczej
• przekazywanie dokumentów wyłącznie elektronicznie, w szczególności przez System albo na wskazany adres e-mail
• udzielanie pełnych, prawdziwych i terminowych informacji dotyczących dokumentów i zdarzeń gospodarczych
• terminowe opłacanie wynagrodzenia, podatków, składek ZUS i innych zobowiązań publicznoprawnych
• aktualizowanie danych kontaktowych, rejestrowych i dostępowych
• niezwłoczne zgłaszanie błędów, braków, niezgodności lub zastrzeżeń dotyczących dokumentów, rozliczeń, deklaracji lub informacji otrzymanych od Biura Rachunkowego

5. Obowiązki Biura Rachunkowego

• prowadzenie ksiąg lub ewidencji zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie dokumentów i informacji przekazanych przez Klienta
• sprawdzanie dokumentów pod względem rachunkowym i formalnym w zakresie właściwym dla świadczonej usługi
• sporządzanie deklaracji i plików objętych usługą, pod warunkiem terminowego otrzymania kompletnych i prawidłowych danych
• przekazywanie informacji o zobowiązaniach podatkowych lub składkowych, jeżeli wynika to z zakresu usługi
• udzielanie odpowiedzi na zapytania dotyczące bieżącej obsługi w terminie do 3 Dni Roboczych, z możliwością wydłużenia terminu w przypadku spraw złożonych
• zachowanie poufności informacji przekazanych przez Klienta
• posiadanie ubezpieczenia OC w zakresie wymaganym przepisami prawa dla usług objętych obowiązkiem ubezpieczenia

Do obowiązków Biura Rachunkowego nie należy w szczególności opłacanie zobowiązań Klienta, dokumentowanie operacji magazynowych, doradztwo prawne, podatkowe, finansowe lub inwestycyjne, prowadzenie spraw sądowych lub administracyjnych, badanie autentyczności dokumentów, ocena gospodarczej zasadności transakcji ani przechowywanie dokumentacji papierowej, chyba że Strony wyraźnie uzgodnią inaczej.

6. System elektroniczny, dokumenty i archiwizacja

Dokumenty są przechowywane i archiwizowane wyłącznie w postaci elektronicznej, chyba że Strony wyraźnie uzgodnią inaczej. Klient odpowiada za zachowanie własnych kopii dokumentów źródłowych oraz za prawidłowe przechowywanie dokumentów, których obowiązek przechowywania spoczywa na Kliencie.

Komunikacja Stron odbywa się przede wszystkim drogą elektroniczną. Wiadomość wysłana na adres e-mail wskazany przez Klienta uważa się za doręczoną najpóźniej następnego Dnia Roboczego po jej wysłaniu, chyba że nadawca otrzyma automatyczny komunikat o niedostarczeniu wiadomości.

Awarie systemów zewnętrznych, internetu, banków, operatorów płatności, administracji publicznej, systemu wFirma lub innych dostawców zewnętrznych mogą skutkować czasowym zawieszeniem świadczenia usług w zakresie dotkniętym awarią, bez odpowiedzialności Biura Rachunkowego lub ASNOR za skutki niezawinionej awarii.

7. Wynagrodzenie, Cennik i płatności

Wynagrodzenie ustalane jest zgodnie z Cennikiem, pakietem, zamówieniem lub indywidualną ofertą zaakceptowaną przez Klienta. Cennik nie musi stanowić załącznika do Umowy, o ile został udostępniony Klientowi przed zawarciem Umowy albo w procesie zakupu.

• abonament stały płatny z góry
• opłaty za Dokumenty księgowe przekraczające limit pakietu
• opłaty za usługi kadrowo-płacowe, korekty, obsługę zaległości, obsługę kontroli, migrację danych, raporty, zestawienia i czynności niestandardowe
• opłaty za roczne sprawozdanie finansowe, jeżeli dotyczy

Faktury i dokumenty rozliczeniowe mogą być wystawiane oraz doręczane elektronicznie. Klient akceptuje elektroniczne doręczanie faktur.

Terminowe opłacenie należności jest warunkiem kontynuowania świadczenia usług. Brak płatności może skutkować wstrzymaniem usługi po wezwaniu Klienta do zapłaty i wyznaczeniu dodatkowego terminu nie krótszego niż 3 Dni Robocze, chyba że dalsze świadczenie usługi jest niemożliwe albo mogłoby narazić Biuro Rachunkowe na odpowiedzialność.

Zmiana Cennika nie wymaga aneksu. Nowe ceny mogą mieć zastosowanie najwcześniej od kolejnego okresu rozliczeniowego po poinformowaniu Klienta, chyba że zmiana jest korzystna dla Klienta albo Strony uzgodnią inaczej.

8. Czas trwania, wypowiedzenie i zakończenie współpracy

Umowa zostaje zawarta na czas określony albo nieokreślony zgodnie z zamówieniem lub treścią Umowy. Jeżeli Umowa nie stanowi inaczej, każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, chyba że wybrany pakiet lub Cennik przewiduje termin korzystniejszy dla Klienta.

Biuro Rachunkowe może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym albo wstrzymać świadczenie usług w przypadku braku zapłaty, rażącego naruszenia Umowy lub OWU, przekazywania nierzetelnych danych, braku współpracy, cofnięcia niezbędnych dostępów lub wykorzystywania usług do działań sprzecznych z prawem.

Po zakończeniu Umowy Biuro Rachunkowe przekaże Klientowi dokumenty i dane w zakresie oraz terminie wymaganym przepisami prawa, po uregulowaniu wszystkich wymagalnych należności, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

9. Odpowiedzialność

Biuro Rachunkowe świadczy usługi z należytą starannością, na podstawie dokumentów i informacji przekazanych przez Klienta. Biuro Rachunkowe nie odpowiada za skutki nierzetelnych, nieprawdziwych, niekompletnych, spóźnionych lub niezgodnych ze stanem faktycznym dokumentów, danych, informacji albo oświadczeń przekazanych przez Klienta.

Biuro Rachunkowe nie odpowiada za niezaksięgowanie dokumentów niedostarczonych przez Klienta albo dostarczonych po terminie, ani za nieterminowe opłacanie podatków, składek ZUS ani innych zobowiązań Klienta.

Odpowiedzialność Biura Rachunkowego jest ograniczona do szkody rzeczywistej, z wyłączeniem utraconych korzyści, oraz do kwoty wynagrodzenia netto zapłaconego za ostatnie 3 miesiące świadczenia usług poprzedzające zdarzenie powodujące szkodę, chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie albo bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie pozwalają na takie ograniczenie.

10. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

W zakresie, w jakim Biuro Rachunkowe przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta w związku z prowadzeniem ksiąg, ewidencji, rozliczeń podatkowych, obsługi kadrowo-płacowej lub innych usług, Klient jest administratorem danych osobowych, a Biuro Rachunkowe jest podmiotem przetwarzającym.

Powierzenie obejmuje dane niezbędne do realizacji Umowy, w szczególności dane identyfikacyjne, adresowe, kontaktowe, finansowe, księgowe, podatkowe, rozliczeniowe, dane dotyczące zatrudnienia i współpracy, dane ubezpieczeniowe oraz dane zawarte w dokumentach przekazanych Biuru Rachunkowemu.

Biuro Rachunkowe przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, dopuszcza do przetwarzania osoby upoważnione i zobowiązane do poufności oraz może korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy, w szczególności dostawców systemów księgowych, IT, hostingu, poczty, archiwizacji, podpisu elektronicznego, płatności i narzędzi komunikacyjnych. Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających, pod warunkiem zapewnienia ochrony danych w zakresie nie mniejszym niż wynikający z OWU i przepisów prawa.

Biuro Rachunkowe poinformuje Klienta o naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż w terminie 48 godzin od stwierdzenia naruszenia, jeżeli naruszenie dotyczy danych powierzonych przez Klienta. Klient oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania danych przekazywanych Biuru Rachunkowemu oraz do powierzenia ich przetwarzania.

11. Poufność i postanowienia końcowe

Strony zobowiązują się zachować poufność informacji uzyskanych w związku z realizacją Umowy, z wyjątkiem sytuacji, w których ujawnienie jest wymagane przepisami prawa, decyzją organu lub jest niezbędne do wykonania Umowy.

Zmiany OWU mogą być publikowane na stronach VirtOffice.pl oraz mobilniksiegowi.com. Zmiany nie mogą naruszać praw nabytych Klienta w już opłaconym okresie rozliczeniowym, chyba że wynikają z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

W sprawach nieuregulowanych zastosowanie ma prawo polskie. Spory Strony będą starały się rozwiązywać polubownie, a w razie braku porozumienia przez sąd właściwy dla siedziby Biura Rachunkowego, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej. Jeżeli którekolwiek postanowienie OWU okaże się nieważne, bezskuteczne albo niewykonalne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.